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21.06.2016 Mehr E-Government in der Verwaltung - Interne Arbeitsprozesse vereinbachen, Effizienz erhöhen
gemeinsamer Antrag der CDU und Bündnis90/Grüne/GAL

Der Rat möge beschließen:


1. Die Verwaltung wird beauftragt, im Zuge der Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse die Möglichkeiten der Einführung eines elektronischen Gutschriftverfahrens für die zentralen Einkäufe aller Fachämter zu prüfen.

2. Hierzu wird eine entsprechende webbasierte Plattform nach dem Vorbild anderer Kommunen (z.B. Tuttlingen, Ludwigshafen) zu Grunde gelegt und auf ihre Funktionalität und Effizienz für die Bedarfe der Stadt Münster überprüft.

3. Die Verwaltung wird beauftragt, über das Ergebnis der Prüfung in den zuständigen Fachausschüssen zu berichten.

Begründung:

Im Zuge der Umsetzung des E-Government-Gesetzes soll das interne Bestellwesen und die Rechnungsbearbeitung zwischen Lieferanten und der Stadtverwaltung Münster auf eine webbasierte Anwendung umgestellt werden. Ziel der Maßnahme ist die Ressourceneinsparung und die Effizienzsteigerung bei Verwaltungsvorgängen. Da die Abrechnung in diesem Fall nicht wie gewöhnlich durch den Lieferanten mittels einer Rechnung in Papierform erfolgt, sondern vom Betreiber der Internetplattform elektronisch an die Kommune verschickt wird, können viele langwierige Arbeitsvorgänge wegfallen. Durch die Entlastung des Personals werden in der Verwaltung Kapazitäten frei, die einen wertvollen Handlungsspielraum für weitere Felder eröffnen.
Die Erfahrungen aus anderen Kommunen zeigen, dass durch diese Digitalisierung viele Arbeitsabläufe komplett weggefallen sind, und weniger Personal in die Prozesse eingebunden werden muss. Die Umstellung auf die webbasierte Anwendung hat beispielsweise in Tuttlingen die Arbeit der Verwaltung enorm vereinfacht und beschleunigt. Durch das elektronische Gutschriftverfahren hat sich die Anzahl der eingehenden Rechnungen im Landkreis Tuttlingen von jährlich ca. 600 auf nur noch zwölf Belege deutlich reduziert. Laut Einschätzung der dortigen Verwaltung konnten zudem durch die Einführung des Gutschriftverfahrens rund 80 Prozent an Zeit gewonnen werden. Darüber hinaus spart eine Bezahlung mittels der webbasierten Anwendung Zeit für die Zulieferer, die ihre Rechnungen ebenfalls nicht mehr auf dem traditionellen Postweg verschicken müssen.
Bei der Stadt Münster wird das Gutschriftverfahren bislang nicht genutzt. Die Erfahrungen aus Tuttlingen haben aber deutlich gemacht, dass die elektronische Beschaffungsplattform in Verbindung mit dem Gutschriftverfahren für eine Stadt in der Größe wie Münster eine sinnvolle Option für umfangreiche Bestellungen der Fachämter ist.

   
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